Uvođenje novog zaposlenika u posao nikada nije samo stvar ljudskih resursa – bez pravovremene i kvalitetne IT podrške, početak rada može postati stresan i neučinkovit. U malim firmama, gdje resursi često nisu formalizirani, greške se događaju još češće: nedostaje oprema, nema pristupa sustavima, gube se lozinke.
Zato je dobro strukturiran IT onboarding ključan za produktivnost, sigurnost i dobar prvi dojam.
1. Zašto je IT onboarding važan?
Kad zaposlenik prvi dan dođe na posao, treba:
-
funkcionalno računalo i pristup internetu
-
e-mail adresu i korisničke račune
-
pristup alatima, softveru i internim sustavima
-
upute za rad i kontakt za podršku
Ako išta od navedenog nedostaje, gubi se vrijeme i motivacija, a novi član tima dobiva dojam da firma nije organizirana.
2. Što sve treba pripremiti unaprijed?
a) IT oprema
Računalo, monitor, tipkovnica, miš, telefon (po potrebi), licencirani softver – sve mora biti spremno i testirano.
b) Korisnički računi i prava pristupa
Kreirati e-mail adresu, korisnički račun za domenu, pristup CRM-u, alatu za komunikaciju (npr. Teams, Slack) i internim datotekama – ovisno o radnom mjestu.
c) Sigurnosne postavke
Postaviti složenu lozinku, omogućiti dvofaktorsku autentifikaciju, definirati razinu pristupa podacima.
d) Dokumentacija i upute
Kratki vodič za rad, pravila korištenja IT sustava, kontakti za podršku i servise.
3. Uloga IT podrške tijekom onboarding procesa
IT tim ili vanjski IT partner ima zadatak:
-
pripremiti radnu opremu i softver
-
koordinirati s HR-om i nadređenima
-
testirati pristupe i sigurnosne postavke
-
biti dostupan za prve tehničke poteškoće
Dobar IT onboarding znači da novi zaposlenik može početi s radom bez smetnji – već prvi dan.
4. Najčešće greške koje treba izbjeći
-
Oprema nije spremna do početka radnog odnosa
-
Zaboravljeni korisnički računi ili lozinke
-
Prevelik ili premali pristup podacima
-
Nedostatak osnovnih IT uputa i kontakta za podršku
-
Nepostojanje checkliste
5. Predložak IT onboarding checkliste za MSP
Minimalna lista za svakog novog zaposlenika:
-
Dodijeljena oprema i serijski brojevi
-
Kreiran e-mail i svi korisnički računi
-
Aktivirani softver i licence
-
Postavljeni sigurnosni protokoli (lozinke, MFA)
-
Poslan onboarding priručnik i kontakti za podršku
-
Provjereni pristupi (test login, mreža, VPN)
Zaključak
IT onboarding u malim firmama često se zanemaruje – ali je presudan za kvalitetan početak novog zaposlenika. Uz dobru pripremu i suradnju IT tima s HR-om, moguće je izbjeći frustracije i osigurati da nova osoba od prvog dana bude produktivna i sigurna.
